Die Kunst Prioritäten zu setzen

Prioritäten setzen wir eigentlich immer, nur oft, ohne es zu merken. Besonders deutlich wird das an Weihnachten, wenn jeder kurz vor knapp im Geschenkestress steckt. Dieser Stress zeigt an, dass wir die Prioritäten vermutlich eher suboptimal gesetzt haben. Also eine gute Priorisierung hilft, Zeit und Aufgaben so handzuhaben, dass kein Stress entsteht.

Für die Priorisierung hat sich das Modell nach Eisenhower bewährt. Es unterscheidet Aufgaben nach wichtig und dringlich. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin (in naher Zukunft) ihren Sinn verliert. Die Priorisierung nach wichtig und dringend ergibt 4 Kategorien

1. Wichtig und dringend
2. Wichtig aber nicht dringend
3. Dringend aber nicht wichtig
4. Weder dringend noch wichtig

Alles klar soweit. Aber wo liegt nun das Problem? Die Kategorien 1 (wichtig und dringend) und 4 (weder dringend noch wichtig) sind eindeutig. Prio 1 muss sofort erledigt werden, Prio 4 darf getrost geschoben oder ganz gestrichen werden. Wirklich problematisch sind die Prioritäten 2 + 3. Warum? Weil wir zu oft vom Modell abweichen und in die Dringlichkeitsfalle tappen. Sprich: wir priorisieren dringend höher als wichtig. Wir erledigen also die Aufgaben aus Kategorie 3 statt aus Kategorie 2. Und meist tun wir das so lange, bis die ursprüngliche Kategorie 2 auch zeitkritisch wird. Damit kreieren wir selber einen Zeitdruck-Kreislauf. Viele kommen aus diesem Hamsterrad nicht mehr raus, sie erledigen unter dem obersten Diktat der Dringlichkeit sogar Aufgaben, die eigentlich völlig überflüssig sind. Das wirklich Fatale ist aber: wir erledigen wirklich wichtige Aufgaben unter Zeitdruck. Und das tut der Qualität nur selten gut.

Bleiben wir beim Beispiel der Weihnachtsgeschenke, denn dieser Termin ist wirklich unverrückbar. Wenn Ihnen Weihnachtsgeschenke wichtig sind, dann sind sie zu Jahresanfang noch so gar nicht dringend. Kaum einer denkt bis zur Jahresmitte überhaupt über Weihnachtsgeschenke nach. Sie sind zwar unverändert wichtig, aber einfach noch nicht dringend genug. Die wenigsten fangen im Herbst mit den Weihnachtseinkäufen an. Die meisten starten Ende November, Anfang Dezember, also dann, wenn aus der wichtigen Aufgabe auch noch eine dringliche Aufgabe geworden ist. Das Ergebnis: in der Hektik wird womöglich irgendetwas gekauft. Oder es wird ein höherer Preis bezahlt, da der Termin unerbittlich näher rückt. Jedenfalls wird die Aufgabe nicht mehr mit der gleichen Intensität, Aufmerksamkeit und Freude erledigt, die ihr aufgrund ihrer Wichtigkeit eigentlich zusteht!

Wichtige Aufgaben werden dann am besten erledigt, wenn sie noch nicht dringend sind! Was spricht also dagegen, sich im Laufe des Jahres mit den Geschenken zu beschäftigen? Einfach mal Ideen sammeln, Informationen besorgen, Entscheidungen treffen. Die Geschenke müssen ja nicht sofort oder zu früh gekauft werden, damit Garantiezeiten u.ä. gesichert bleiben. Aber die konzentrierte Vorarbeit kann im Laufe des Jahres mit Zeit, Ruhe und Muse getan werden, so dass ab Oktober nur noch das letztendliche Umsetzen notwendig wird.

Wenn Ihnen hingegen Weihnachtsgeschenke gar nicht wichtig sind, gibt es auch keinen Grund, am 24.Dezember durch die Läden zu hetzen. Dann können Sie sich diesen Stress auch sparen. Terminkritisch heißt schließlich nicht, dass etwas überhaupt notwendig ist.

Was bedeutet das für den Arbeitsalltag? Was ist wichtig? Die Definition nach Eisenhower lässt bei der Wichtigkeit viel individuellen Spielraum, denn Motivation, Engagement, Enthusiasmus und Zusammenspiel der Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle. Was sind die Ziele des Teams, der Abteilung? Was sind die Ziele jedes einzelnen? Das genaue Justieren des “individuell wichtigen“ und deren sinnvolles Koordinieren zum “wichtig für alle“ sind ein entscheidender Knackpunkt. Und dieses Justieren ist eine definitiv wichtige, weil erfolgsentscheidende Führungsaufgabe. Das bespricht, diskutiert und entscheidet sich am besten in einer gemeinsamen, möglichst wiederkehrenden Klausur und unter externer, neutraler Moderation. Ein Invest, der sich durch die besseren Arbeitsergebnisse und die bessere Stimmung im Team direkt wieder auszahlt.

In diesem Sinne: es ist Mitte Juli – also ran an die Weihnachtsgeschenke 2020!